Automatización y trazabilidad de las Solicitudes de Vacaciones con Office 365

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Introducción del proceso de Solicitudes de Vacaciones

Dentro de las empresas, uno de los proceso en que menos encontramos automatización son los correspondientes a recursos humanos. Por esta razón, recomendamos partir con la automatización y trazabilidad de las Solicitudes de Vacaciones con Office 365.

En qué área de recursos humanos, no le ha pasado que cuando un empleado se retira, empieza un proceso de investigación tipo “Sherlock Holmes” para determinar, si los días cargados en los sistemas son consistentes con los que el empleado efectivamente solicitó.

En el proceso de Solicitud de Vacaciones estos son algunos problemas se encuentran:

¿Finiquitos con errores en el calculo de los días de vacaciones?

Después de la salida de un Gerente o Jefe de Área, se generan problemas con las autorizaciones verbales que se hicieron o por correo respecto a los días de vacaciones. ¿Te suena?

 La propuesta de solución para las interrogantes planteadas es automatizar el proceso, basado en Office 365 con un registro en linea, con acceso desde cualquier dispositivo y con interacción o aprobaciones a través de correo electrónico.

Porque mejorar este proceso con automatización y trazabilidad

Hoy el entorno empresarial es cada vez mas competitivo y con mayor grado de incertidumbre en muchos aspecto que no podemos controlar. Por lo tanto, en lo que si podemos controlar pondremos el foco en la automatización y trazabilidad de las Solicitudes de Vacaciones con Office 365 para iniciar el camino de la transformación digital.

¿Sabes cuánto tiempo destina el área recursos humanos para gestionar los permisos y vacaciones de los empleados?

 ¿Te gustaría que esas horas fueran asignadas a labores más importantes para el negocio?

¿Como se implementa una solución como esta?

El interesado ingresa su solicitud en un formulario en Office 365.

A partir de esta solicitud, la plataforma, sin intervención de ninguna persona, envía un correo electrónico al aprobador con los antecedentes para su validación.  

Aprobador o jefe, decide si aprueba o rechaza esta solicitud directamente desde su correo electrónico.

La plataforma inmediatamente, envía la respuesta al interesado y en caso de ser validado el permiso, informa al área de recursos humanos vía correo electrónico.

El área de recursos humanos a su vez, puede generar un reporte desde Office 365 con el resumen de los días solicitados y autorizados de cada uno los empleados de la empresa.

Conclusiones de usar automatización

Hoy en día el concepto de automatización o productividad es posible llevarlo a empresas de cualquier tamaño.

En este caso de uso, que automatiza el flujo de trabajo de Solicitudes de Vacaciones. No sirve como referencia del uso práctico de los productos que vienen desde la suscripción más básica de Office 365:

PowerApps (básico)

SharePoint Online.

Flow

Solución de automatización Solicitud de Vacaciones

Ver solución basada en PowerApps para backoffice de empresa de repuestos automotrices.

Autor: Luis Cardozo

Asisto a empresas a beneficiarse de las tecnologías usando la transformación digital para solucionar problemas aplicando innovación y mejoras a los procesos existentes.

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