Sistema de Tickets Comerciales desarrollado en PowerApps y Office 365

Situación sin proyecto de Tickets Comerciales desarrollado en PowerApps

Con el objetivo de poder tener una trazabilidad de las ventas de mesón que no se pudieron concretar. La empresa decide usar un sistema de tickets del área de TI, que fue diseñado para gestión de solicitudes o incidentes con los sistemas de la empresa. Lo cual, les permitió tener una herramienta en la que los usuarios pudieran ingresar sus solicitudes asociadas a productos que no están disponibles. 

Los inconvenientes que encontraron fueron los siguientes: •Las configuraciones que se podían hacer eran muy limitadas. Existía nula capacidad de acceder a la base de datos, para generar algún tipo de reporte de gestión.

Situación con proyecto de Tickets Comerciales desarrollado en PowerApps

Basado en la necesidad de tener trazabilidad, reportabilidad y una solución costo eficiente. Propusimos a la empresa, el uso de la suite de Office 365, específicamente recomendamos usar  PowerApps, Flow y Sharepoint Online. Para lo cual, Diseñamos los siguientes procesos:


Propuesta de Solución

Sistema de Gestión de Tickets (1/2)



Menú Principal:
Pantalla inicial que permite navegar hacia los distintos formularios de la solución. Los botones que permiten la navegación, se activan en funciona de los accesos del usuarios que esta conectado.



Solicitud de Cotización Nuevo/Existente:
Pantalla que permite generar una solicitud para materiales que no están en el catálogo o para materiales que existen, pero los cuales no hay en existencia.


Resolución de Abastecimiento:
Este formulario permite a los usuarios de abastecimiento, resolver la cotización o creación del área comercial.


Reporting:
El desafío que se planteó, fue poder medir los tiempos requeridos para resolver las solicitudes de materiales, que nace desde el área comercial y deben ser resueltas por el área de abastecimiento.  Como solución inicial, se decidió usar Excel para hacer esta gestión. Esta planilla se encuentra conectada a Sharepoint donde están todos los datos.

Conclusiones

Office 365 y sus capacidades:

El sistema permitió colaborar a las áreas de abastecimiento y comercial, logrando una automatización de flujos administrativos en menos de 1 mes. Dando a esta empresa, la posibilidad de mejorar la relación entre el área de Sistemas y sus áreas usuarias.

Formularios e interacción con el sistema: 

Para los que hemos trabajamos en SharePoint, una fortaleza de este fue la facilidad de uso, que es muy parecido a Excel. Ahora, la gran debilidad es que la interacción, es semejante a una hoja de calculo, y por lo cual es muy difícil de hacer validaciones o dirigir el flujo del llenado de información por parte del usuario, cuestión que ahora se resuelve con PowerApps, que viene licenciado con Office 365. Este producto, permite diseñar formularios de manera muy rápida y sin código, por lo tanto en forma muy productiva.

Base de Datos y persistencia de la información:

Sacándole el máximo provecho a la subscripción de Office 365, utilizamos como medio de persistencia de datos, listas de SharePoint que fueron el símil de una tabla en base de datos.

Analítica y Reportabilidad:

Al momento que se diseñó este proyecto, Microsoft definió como medio de reporting “PowerBI”, teniendo la posibilidad de usar este producto en su versión “desktop” de forma gratuita. Pero, al intentar compartir los reportes, se pudo verificar que no es posible hacerlo sin hacer la subida a la versión pagada. Razón por la cual, se decidió usar Excel y que cada usuario haga los reportes que estime, conectado a SharePoint sin usar PowerBI.

Ver Automatización de Solicitudes de Vacaciones con Office 365.

Autor: Luis Cardozo

Asisto a empresas a beneficiarse de las tecnologías usando la transformación digital para solucionar problemas aplicando innovación y mejoras a los procesos existentes.

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